Harvassa organisaatiossa ollaan täysin selvillä siitä, mihin kaikkeen rahaa kuluu. Varsinkin kasvun vaiheessa, kun myynti vetää, menopuolen tarkkailu voi monessa yrityksessä jäädä  kiireessä vähemmälle. Kun kasvua riittää ja kassassa on rahaa, esimerkiksi tukitoimintojen kustannukset eivät huolestuta niin kuin heikon myynnin aikana. Vanhasta tottumuksestakin saatetaan maksaa enemmän – kun sopimukset palvelun- tai tavarantoimittajan kanssa on aikanaan jollain perusteella tehty, uskotaan näiden perusteiden edelleen olevan voimassa.

Käy läpi olemassa olevat sopimukset

Sen sijaan, että uskoo saaneensa mukavalta myyntimieheltä aikanaan hyvän diilin, kannattaa kustannuksia summata ja kartoittaa ainakin vuosittain. Säästöjä löytyy helposti esimerkiksi tarkistamalla laajan hintahaitarin omaavia palveluita ja toimintoja. Esimerkiksi taloushallintoon ja tietoliikenneyhteyksiin liittyvät maksut ja kustannukset saattavat vaihdella huomattavastikin riippuen palveluntarjoajasta, ja näistä on usein löydettävissä kustannussäästöjä.

Myös indeksikorotusten mielekkyys sekä sopimuksen loppusumman suuruus kannattaa pohtia säännöllisin väliajoin – samalla kannattaa tarkistaa, että oma kulutus tosiaan vastaa sopimuksen kattamia kustannuksia. Joskus sopimukset ovat tarpeita suurempia, ja sellaiset palvelut, joilla ei ole juurikaan käyttöä kertynyt vuoden aikana, voi hyvin lopettaa. Monissa yrityksissä esimerkiksi päällekkäiset puhelin- ja verkkoliittymät tuovat turhia kustannuksia, ja käyttämättömiä liittymiä ja ominaisuuksia karsimalla voidaan pienentää tietoliikenneyhteyksistä koituvia kuluja.

Asiantuntija auttaa menoerien hallinnassa

Tuloslaskelmassa tukitoiminnoista syntyviä ylimääräisiä kustannuksia aiheuttavat menoerät piiloutuvat monesti kiinteisiin kuluihin, etenkin jos myyntikatteet ovat kohdallaan, mutta käyttökatteessa tai liiketuloksessa on haasteita. Jos siis tässä kohtaa huomaat epäsuhtaa, on kiinteisiin kuluihin syytä käydä käsiksi.

Pelkästään tuijottamalla numeroita yrityksen tuloslaskelmassa on kuitenkin vaikea päätellä rahareikiä, eikä varsinaiseen kustannustehottomuuteen päästä helposti näin käsiksi. Usein kustannussarakkeita on käytävä manuaalisesti läpi toiminto ja palvelu kerrallaan, ja arvioitavat kulut jokainen sopimus kerrallaan.

Asiantuntijan avulla palvelu- ja toimitussopimusten läpikäynti käy tehokkaammin. Kilpailutuksen ja ulkoisten palvelujen erikoisosaamisen avulla voidaan löytää kustannustehokkaampia vaihtoehtoja olemassa oleville sopimuksille, kun palveluiden toimialakohtaiset keskimääräiset kustannukset ja tehokkaat ratkaisut ovat kansallisen asiantuntijatiimin tiedossa.