Versan liikkeenjohdon konsultti Hermanni Kauranen käsittelee seuraavaksi useimmin esitettyjä kysymyksiä ja ajatuksia kulusäästöjä etsittäessä.

– Kuinka paljon organisaatioissa ylipäänsä tarkkaillaan ns. jatkuvia, välttämättömiä kustannuksia?

Tämä riippuu täysin organisaatiosta. Joissain seurataan varsin tarkasti ja joissain mennään esim. myyntipää edellä, jolloin menopuoleen ei ehditä / muisteta / haluta paneutua. Arvioisin, että yleistä etenkin kasvu yrityksillä ja sellaisilla, joilla menee hyvin.

– Mikä on asiakkaan ensimmäinen kysymys, kun lähdette esittelemään kilpailutuspalveluita?

Yleensä ei tule välttämättä kysymystä vaan kommentti, että ”meillä on kaikki kunnossa ja kirjapitäjää ei ainakaan vaihdeta koska, vaikka se on kalliimpi kuin joku muu niin se on kyllä niin hyvä, että kannattaa maksaa ylimääräistäkin”.

Onko asiakas yleensä selvillä siitä, että säästöjä on mahdollista saavuttaa?

Ei ole, eivät ole yleensä asiaa edes ajatelleet vaan olettavat, että kun sopimukset on aikanaan jollain perusteella tehty niin ne ovat edelleen hyviä ja perusteltuja valintoja.

Tai siitä, kuinka paljon kustannuksia koituu enemmän ilman tehokkaita kilpailutuksia?

Ei ole, eivät ole yleensä asiaa edes ajatelleet vaan olettavat, että kun sopimukset on aikanaan jollain perusteella tehty niin ne ovat edelleen hyviä ja perusteltuja valintoja.

– Mitkä ovat yleisimpiä paikkoja, jossa yritykset ns. ”tuhlailevat”?

Tämä riippuu täysin organisaatiosta ja siitä millä alalla toimivat. Yleisesti ottaen tilitoimistoilla on isot hintahaarukat ja sieltä löytyy säästöjä, mutta kovin moni ei ole halukas vaihtamaan. Puhelin ja nettiliittymissä on myös usein vanhoja huonoja sopimuksia, mitkä päivittämällä ja turhat lopettamalla saisi helposti säästöä aikaan. Nämä usein unohtuu ja kk-maksut juoksevat, on käyttöä tai ei.

– Miten näitä kustannusreikiä voi tukkia?

Tarkastamalla sopimukset vuosittain, eikä vain niellä suorilta indeksikorotuksia vuodesta toiseen tai luottaa siihen, että oli se myyjä niin hyvä tyyppi, että varmaan sain aikanaan hyvät kaupat.

– Mistä kannattaa lähteä liikkeelle kulujen kartoittamiseksi?

Lasketaan tositteista vuoden kulutus ja kustannukset sekä verrataan laskurivien sisältöä sopimukseen. Näin saadaan selville, paljonko maksetaan ja mistä maksetaan ja miten suhteutuu sopimukseen ja siihen mitä tehdään ja miten tehdään (esim. päällekkäisiä datayhteyksiä, puhelin liittymiä mitä kukaan ei käytä / vanhentuneita paketteja / loppuneita määräaikaistarjouksia jne. tai kirjanpidossa palveluja mitä ei oikeasti käytetä tai sitten tehdään tuplasti eli itse ja kp toimistolla jne. tai muuten vain markkinahintoihin verrattuna ylihintaisia osioita/kokonaisuuksia kategoriassa kuin kategoriassa). Eli maksetaanko turhasta ja onko sopimus sellainen, kun sen kannattaa olla.

– Mitä taloushallinnon raportteja kannattaa seurata, jotta selviäisi tarkemmin, mistä kustannuksia koituu?

Tämä on hiukan hands on hommaa eli mistään tuloslaskelman osasta ei suoraa hälytysmerkkiä välttämättä saa. Nämä kulut sijoittuvat tuloslaskelmassa varmasti hiukan vaihtelevasti eri organisaatioissa, joten on vaikea arvioida mihin tunnuslukuihin ne vaikuttavat ja mihin ei. Mutta jos myyntikate on kohdallaan, mutta käyttökatteessa tai liiketuloksessa on sitten haasteita, eikä selkeää muuta selittävää tekijää ole (esim. poistot), niin johonkin se rahaa katoaa ja niissä kiinteissä kuluissa se syy sitten lienee. Kiinteisiin kuluihin varmasti suurin osa näistä ulkoisista palveluista yrityksien tuloslaskelmissa sijoittuu (ei toki kaikissa tapauksissa).

On myös hyvä huomioida, että säästöillä, mitkä eivät pienenennä tuotantoa tai myyntiä on suora tulosvaikutus eli säästetty euro on lähtökohtaisesti paljon parempi kuin myyty euro.

– Onko jotain erityisiä liiketoiminnan kustannuksia, joita kannattaa tarkkailla (sellaisia, jotka lähes joka yrityksessä teidän asiakkaissanne on jollakin lailla retuperällä)?

Tämä riippuu täysin organisaatiosta ja siitä millä alalla toimivat. Yleisesti ottaen tilitoimistoilla on isot hintahaarukat ja sieltä löytyy, mutta kovin moni ei ole halukas vaihtamaan. Puhelin ja nettiliittymissä on myös usein vanhoja huonoja sopimuksia, mitkä päivittämällä ja turhat lopettamalla saisi helposti säästöä aikaan. Nämä usein unohtuu ja kk-maksut juoksevat, on käyttöä tai ei. Myös jätehuolto on sellainen, että kilpailutuksella saa yleensä säästöjä ja se ei juurikaan aiheuta yritykselle toimenpiteitä. Energiassa ei ole suuria heittoja, mutta siinä ei yrityksen näkökulmasta muutu mikään muu kuin laskun lähettäjä ja loppusumma.

Lähtökohtaisesti, jos jotain kategoriaa ei ole pariin vuoteen käyty läpi niin se kannattaa ehdottomasti tehdä.

– Kun on kartoittanut kustannukset, mitä sitten kannattaa tehdä?

(kun on tehty ns. liikkeellelähtöön liittyvät toimnepiteet, lue yltä) Tarkastetaan voidaanko nykyisen toimittajan kanssa päästä kustannustehokkaampaan ratkaisuun ja rinnalle kannattaa hakea muutamia (esim. 5) vaihtoehtoa kilpailevilta toimittajilta.

– Onko jossain jotain benchmark-tietoa, mihin omia kustannuksia kannattaisi verrata? Mistä tietää, maksaako liikaa?

Koska jokaisen yrityksen tilanne on tavalla tai toisella yksilöllinen ja hinnat aina markkinahintoja, niin käytännössä ainoa tapa saada validia ja hyödynnettävää tietoa on oman tarpeen tarkka selvittäminen ja sen pohjalta tehty kilpailutus. Näin saadaan selville, paljonko maksan verrattuna siihen paljonko voisin maksaa.

 

Hermanni Kauranen

Liikkeenjohdon konsultti, Versa Finland

0400 137 055

hermanni.kauranen@versafinland.com

LinkedInkuva