Tässä on kuluneen vuoden aikana tehnyt asiakkaideni toimeksiannosta useampia ulkoisten palveluiden kilpailutuksia. Näissä kilpailutuksissa olen saanut asiakkailleni merkittäviä kustannussäästöjä (väh. 20 % kustannussäästöt/vuosi).

Asiakkaani kanssa keskustelin heille tehdystä projektista jokin aika sitten. Asiakas oli tyytyväinen tehdyn kilpailutuksen tuloksista, mutta samalla pohti, että olisiko kilpailutus pitänyt tehdä itse? Tämän pohdinnan pohjalta kävin miettimään niitä tekijöitä, mitkä ovat toistuneet tekemissäni kilpailutusprojekteissa. Tämän pohjalta alla on kahdeksan asiaa, mitä on hyvä käydä läpi kilpailutuksen yhteydessä.

Kun päätät kilpailuttaa käyttämiäsi palveluita ja teet sen itse niin ota huomioon seuraavia asioita:

1. Varaa aikaa/resursseja kilpailutuksen tekemiseen

2. Analysoi käyttämäsi palvelun laskut edellisen 12 kk ajalta.

Saat tarkkaa tietoa siitä mistä laskut ovat muodostuneet, kun analysoit ne edellisen 12 kuukauden osalta. Tämä antaa hyvän pohjan kilpailutuksen toteuttamiseen ja samalla tulee tarkastettua palvelutaso.

3. Käy läpi voimassaolevat sopimukset, palvelukuvaukset

Nämä kannattaa lukea hyvin läpi. Esimerkiksi toiminta on voinut muuttua ja palvelukuvaus on vanhentunut ja silloin se pitää päivittää. Tai palvelukuvaus on juuri sitä mitä tarvitset niin silloin sinulla, kummassakin tapauksessa, on tiedot mistä pyydät tarjouksia palveluntarjoajilta

4. Tee selkeä tarjouspyyntö

Käytä avuksi nykyistä palvelukuvausta ja tietoja, joita sait esille kun analysoit laskuja

5. Pyydä tarjous useammalta palvelun tarjoajalta.

Tarjousten hajonta voi olla suurta. Esimerkiksi asiakkaan käyttämän palvelun hinta oli 1187 €/kk. Tässä on neljän eri toimijan tarjoukset: 2446 €/kk, 872€/kk, 1950 €/kk, 1255 €/kk. Hintavaihtelu voi olla suurta, vaikka jokainen toimija oli käynyt paikanpäällä katsomassa tilan ja samat palvelukuvaukset oli annettu kaikille tarjouksen jättämistä varten. Halvimman ja kalleimman tarjouksen ero oli merkittävä (872 €/kk vs 2446 €/k). Jos olisit pyytänyt tarjouksen vain yhdeltä palveluntarjoajalta niin silloin todennäköisesti olisit saanut kalliimman tarjouksen ja näin kilpailutuksesta ei olisi ollut hyötyä.

6. Analysoi tarjoukset

Tarjoukset eivät aina ole ihan yksi yhteen samanlaisia,  joten varaa aikaa niiden läpikäymiseen ja tarjouksen kokonaiskustannuksen laskemiseen.

7. Irtisano voimassa olevat sopimukset

Palvelusopimuksissa on eri pituisia irtisanomisaikoja. Tämä on hyvä ottaa huomioon, kun kilpailutusta tekee ja miettiä missä vaiheessa irtisanomisilmoituksen jättää. Irtisanomisilmoitus sen hetkiselle toimijalle laittaa myös heidät tarkistamaan tarjoamansa palvelun hintoja/palvelua ja voi hyvinkin löytyä merkittäviä säästöjä.

8. Tarkista uudet sopimukset ennen allekirjoitusta.

Menestyksekästä kilpailuttamista!

Liikkeenjohdon konsultti Jarmo Ylivainio